Privacybeleid
Thias Consultancy BV Algemene Voorwaarden
1. Algemeen
Alle rechtsverhoudingen tussen:
Thias Consultancy BV
Poerbusstraat 18
8850 Ardooie
Ondernemingsnummer 0805.250.646
Btw-nummer BE 0805.250.646
RPR Gent (afdeling Brugge)
Hierna genoemd ‘Thias Consultancy’
E-mail : m@thiasbv.com
Website : www.thiasbv.com
en haar rechtsopvolgers en de opdrachtgever worden beheerst door onderhavige algemene voorwaarden.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan Thias Consultancy indien zij deze voorafgaandelijk uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Deze algemene voorwaarden worden bij iedere offerte gevoegd. In geval van conflict tussen de bepalingen van de offerte en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen van de offerte voorrang.
Partijen erkennen deze bepalingen grondig onderhandeld te hebben, met een evenwichtige overeenkomst als resultaat.
Voor zover de opdrachtgever algemene voorwaarden voor zijn dienstverleners heeft, worden zij integraal uitgesloten, ook als deze later aan Thias Consultancy zouden worden bezorgd.
Thias Consultancy behoudt zich het recht voor onderhavige algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal pas op reeds lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden uitdrukkelijk door de opdrachtgever worden aanvaard.
Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst op 9 oktober 2023 geüpdatet.
2. Offerte
Een offerte van Thias Consultancy is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij Thias Consultancy en is slechts geldig ten aanzien van de onderneming/persoon/personen aan wie de offerte gericht is. Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat op de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van dertig (30) dagen na datum van de offerte. Thias Consultancy heeft vóór de aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever het recht om fouten in een offerte recht te zetten of de offerte in te trekken. De offerte is gebaseerd op de gegevens die de opdrachtgever heeft verstrekt.
Uit offertes of prijsopgaves uit het verleden kunnen geen rechten ontleend worden voor toekomstige opdrachten. Bij opmaak van deze nieuwe offerte zullen prijzen opgenomen worden die gelden op het moment van het opmaken van deze nieuwe offerte.
Kennelijke fouten in de offerte binden Thias Consultancy niet.
Indien de opdrachtgever vragen heeft over het aanbod of wanneer hij twijfelt over de verstrekte informatie is het aangewezen dat de opdrachtgever steeds voorafgaand aan de bevestiging van de offerte contact opneemt met Thias Consultancy.
Offertes omvatten enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk en zeker ingevolge een wijziging van de opdracht door de opdrachtgever.
3. Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt pas tot stand na de schriftelijke bevestiging door Thias Consultancy van de ontvangst van de aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever.
Thias Consultancy zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien ook het eventueel gevraagde voorschot is betaald op de bankrekening van Thias Consultancy.
Eventuele door de opdrachtgever gevraagde aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na schriftelijke voorafgaandelijke aanvaarding hiervan door Thias Consultancy. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje.
Door zijn aanvaarding erkent de opdrachtgever volledig geïnformeerd te zijn over alle aspecten van de diensten/verkopen.
4. Verwerking van persoonsgegevens
Thias Consultancy verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, in het bijzonder om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Thias Consultancy verwijst dienaangaande naar haar privacybeleid, dewelke steeds via de website van Thias Consultancy kan worden geconsulteerd via deze link. Het privacybeleid kan ook steeds op eerste verzoek worden bekomen.
Wanneer de opdrachtgever persoonsgegevens doorgeeft aan Thias Consultancy, zorgt hij ervoor dat deze persoonsgegevens rechtmatig worden doorgegeven.
Wanneer Thias Consultancy persoonsgegevens zal verwerken in opdracht van de opdrachtgever en Thias Consultancy hierbij kan beschouwd worden als een verwerker in de zin van de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, gelden ook de verwerkersvoorwaarden in bijlage.
De opdrachtgever geeft aan Thias Consultancy de toestemming om diens handelsnaam en logo, te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten zoals op haar website of in brochures voor prospects.
5. Uitvoering van de werkzaamheden
A. Uitvoering algemeen
Uitvoeringstermijnen zijn evenwel steeds indicatief. Alle werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit het kantoor van Thias Consultancy, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
De opdrachtgever aanvaardt dat Thias Consultancy geen juridisch advies verleent omtrent bijvoorbeeld de wetgeving met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens, noch over het bestaan van intellectuele rechten zoals merkrechten en/of auteursrechten van derden. Wanneer Thias Consultancy bepaalde tools aanbeveelt, doet zij dit op basis van de functionaliteiten en (inter)operationaliteit van dergelijke tools en niet op basis van een volledig compliance onderzoek van deze tools. Het nemen van de beslissing omtrent de te gebruiken tool én type abonnement valt uitsluitend onder de bevoegdheid van de opdrachtgever, dan wel diens eindklant. Ook het aankopen van tools of aangaan van abonnementen vallen onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever of diens eindklant. Bijgevolg vrijwaart de opdrachtgever Thias Consultancy van iedere aanspraak in verband met de genomen beslissing ter zake. Advies is steeds geldig op het moment van het geven van het advies aangezien technische tools continue veranderen. Thias Consultancy raadt de opdrachtgever zodoende aan om zo nodig zelf juridisch advies in te winnen dan wel deze aanbeveling door te geven aan de eindklant. Het is steeds aangeraden om alle contractvoorwaarden te onderzoeken en in het algemeen de voorgestelde partij te screenen op AVG compliance en andere punten die de opdrachtgever dan wel diens eindklant verwacht van zijn leveranciers.
B. Uitvoering als zelfstandig dienstverlener
Thias Consultancy verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen en met de vereiste zorg uit te voeren. Het betreft een middelenverbintenis. Partijen zijn geen exclusiviteit overeengekomen. Als zelfstandig dienstverlener is Thias Consultancy volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten. Thias Consultancy zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen.
Thias Consultancy is geen werknemer van de opdrachtgever, maar Thias Consultancy zal de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de opdrachtgever respecteren.
Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen Thias Consultancy en de opdrachtgever, dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk instrument om hen toe te laten de werkzaamheden overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen Thias Consultancy en de opdrachtgever.
Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij.
C. Annulatie
- Specifieke opdrachten:
Bij annulatie worden steeds de reeds uitgevoerde activiteiten aangerekend met een minimum van 30% van de afgesproken totale projectvergoeding, alsook de gemaakte en nog te maken kosten (zoals voor reeds bestelde of aangekochte materialen) voortvloeiende uit verplichtingen die Thias Consultancy reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht worden doorgerekend. Dit alles onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. Wijziging naar een datum die meer dan drie (3) maanden na de afgesproken startdatum valt, wordt als een annulatie beschouwd, waarbij bovenstaande annulatievoorwaarden gelden.
- Opdracht van onbepaalde duur:
Voor opdrachten van onbepaalde duur, zullen partijen steeds schriftelijk een aparte opzegregeling overeenkomen.
D. Samenwerking met derden
Thias Consultancy kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de opdrachtgever nodig is.
Wanneer Thias Consultancy een derde partij aanraadt, gaat de opdrachtgever een rechtstreekse overeenkomst aan met deze derde partij. Het is alsdan aan de opdrachtgever om de voorgestelde partij te bevragen en uiteraard staat het de opdrachtgever nog steeds vrij om met een andere partij in zee te gaan.
E. Klachten
De opdrachtgever zal Thias Consultancy tijdig de nodige feedback geven en haar onverwijld schriftelijk op de hoogte brengen van moeilijkheden of bezwaren, dit in ieder geval binnen de zeven (7) dagen nadat opdrachtgever de prestaties van Thias Consultancy heeft kunnen evalueren.
De opdrachtgever moet Thias Consultancy in ieder geval de kans geven om de problemen te onderzoeken en oplossen en mag geenszins handelingen stellen die dit zouden kunnen verhinderen.
Het indienen van klachten heeft evenwel geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichting. De opdrachtgever is niet gerechtigd tot schuldvergelijking.
6. Vertrouwelijkheid
Thias Consultancy respecteert de principiële vertrouwelijkheid van de opdracht en Thias Consultancy zal de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van haar contractuele verplichtingen. Wanneer Thias Consultancy voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers, worden onderaannemers ook verplicht om de vertrouwelijkheid te respecteren. Omgekeerd aanvaardt ook de opdrachtgever de vertrouwelijkheid van deze overeenkomst en opdracht te respecteren. Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan teneinde de wederzijdse rechten en plichten met betrekking tot vertrouwelijkheid gedetailleerder te bepalen, dewelke voorrang zal hebben.
7. Medewerking van de opdrachtgever en andere uitvoeringsmodaliteiten
Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht(en) te kunnen garanderen, verwacht Thias Consultancy van de opdrachtgever een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek.
Thias Consultancy kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de opdrachtgever de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de opdrachtgever. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie. Ook is Thias Consultancy alsdan steeds gerechtigd deze overeenkomst/haar prestaties op te schorten.
8. Meerdere contactpersonen
Indien de opdrachtgever meerdere contactpersonen heeft, is Thias Consultancy gerechtigd op instructie van één van die personen te handelen, tenzij anders overeengekomen.
9. Onmiddellijke beëindiging
Thias Consultancy behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de overeenkomst, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk ogenblik, zonder ingebrekestelling, zonder opzeggingstermijn of schadevergoeding op te schorten of te ontbinden indien er redenen zijn die de samenwerking verhinderen zoals:
- schending door de opdrachtgever van diens verplichtingen vermeld in onderhavige algemene voorwaarden en/of de offerte of enige andere overeenkomst tussen partijen;
- ingevolge faillissement, overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de opdrachtgever.
De opschorting of ontbinding op basis van voorgaande gronden zal schriftelijk door Thias Consultancy worden medegedeeld en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs.
Ingevolge de ontbinding is de opdrachtgever in ieder geval een vergoeding verschuldigd voor de reeds uitgevoerde activiteiten aangerekend met een minimum van 30% van de afgesproken vergoeding, alsook de gemaakte en nog te maken kosten (zoals voor reeds bestelde of aangekochte materialen) voortvloeiende uit verplichtingen die Thias Consultancy reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht.
De ontbinding van de overeenkomst door Thias Consultancy op basis van voormelde gronden brengt de opeisbaarheid mee van alle facturen van Thias Consultancy gericht aan ondernemingen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn.
10. Intellectuele eigendomsrechten
Er worden aan de opdrachtgever geen intellectuele eigendomsrechten overgedragen. Thias Consultancy dan wel haar leveranciers zal het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, op alle door haar opgemaakte documenten en materialen, behouden en dit ongeacht of hiervoor aan de opdrachtgever kosten werden in rekening gebracht.
De opdrachtgever aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen.
Broncode wordt geenszins vrijgegeven.
Het is mogelijk dat alsnog een (gedeeltelijke) overdracht van intellectuele eigendomsrechten wordt overeengekomen. Alsdan zullen partijen hierover aparte schriftelijke afspraken maken.
Zonder uitdrukkelijke toestemming van Thias Consultancy kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt.
Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. Elk werk dat door Thias Consultancy ontwikkeld wordt, dient enkel en alleen voor gebruik van de opdrachtgever. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden ingevolge diens toedoen.
De opdrachtgever zal de intellectuele eigendomsrechten van Thias Consultancy te allen tijde respecteren en redelijke inspanningen leveren om die rechten te beschermen. De opdrachtgever zal Thias Consultancy onmiddellijk in kennis stellen van iedere inbreuk door derden op de intellectuele eigendomsrechten van Thias Consultancy waarvan hij kennis neemt.
In geval de opdrachtgever zelf materiaal aanreikt, garandeert de opdrachtgever dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij Thias Consultancy hiervoor zal vrijwaren.
Thias Consultancy behoudt zich het recht voor de naar de opdrachtgever doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, en dit zoals nader besproken met de opdrachtgever.
11. Betaling en facturatie
Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO en excl. btw tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.
In de offerte zullen ook eventuele bijkomende kosten vermeld staan zoals verplaatsingskosten.
Thias Consultancy behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan.
De facturen van Thias Consultancy zijn integraal betaalbaar via het rekeningnummer van Thias Consultancy vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen de dertig (30) dagen na de factuurdatum.
Facturen kunnen enkel schriftelijk worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de vijftien (15) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien Thias Consultancy geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de opdrachtgever.
In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur.
Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan de wettelijke interest overeenkomstig de wet betalingsachterstand handelstransacties.
Onverminderd het voorgaande behoudt Thias Consultancy zich het recht voor zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van honderdvijftig euro (€ 150,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade.
Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn.
Afkortingen worden steeds aanvaard onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis, en worden eerst toegerekend op de inningskosten, vervolgens op het schadebeding, dan op de vervallen rente en ten slotte op de openstaande hoofdsom.
12. Aansprakelijkheid
De verbintenis tot uitvoering van diensten is in hoofde van Thias Consultancy is een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
De aansprakelijkheid van Thias Consultancy, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot drie (3) keer de projectvergoeding in geval van projecten aan vaste prijs of twee (2) keer de betaalde vergoedingen over de zes (6) maanden die het schadegeval voorafgaan in geval van opdrachten van onbepaalde duur en alle situaties in ieder geval tot vijftigduizend euro (€ 50.000) per kalenderjaar. Beide partijen achten dit een redelijke bepaling.
Thias Consultancy zal in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden.
De beperking van aansprakelijkheid is niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid een gevolg is van fraude, bedrieglijk opzet of wanneer de vigerende wettelijke bepalingen een dergelijke beperking niet zouden toelaten.
De opdrachtgever zal Thias Consultancy zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen de vijftien (15) dagen na ontdekking schriftelijk op de hoogte brengen van gebeurtenissen die de aansprakelijkheid van Thias Consultancy kunnen teweegbrengen.
Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van Thias Consultancy in elk geval indien de vordering in rechte niet door de onderneming is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden.
Indien Thias Consultancy wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van Thias Consultancy en een derde en/of de opdrachtgever, zal Thias Consultancy ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van Thias Consultancy zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de opdrachtgever.
De opdrachtgever zal Thias Consultancy vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge zijn fout.
13. Overmacht en hardship
Bovendien kunnen er zich situaties van force majeure (overmacht) voordoen.
De volgende situaties zullen in ieder geval (niet-limitatieve opsomming) als een force majeure situatie te beschouwen zijn: elektronische panne, natuurrampen, brand, oorlog, files op de Europese wegen, storingen in het (telecommunicatie-)netwerk of -verbinding of gebruikte communicatiesystemen en servers, stakingen, wanprestatie of overmacht van haar leveranciers, uitsluitingen, arbeidsgeschillen, overheidsmaatregelen in het kader van een epidemie/pandemie, ziekte of ongeval van de aangeduide uitvoerder van de opdracht.
Wanneer de overmachtssituatie langer dan drie (3) maanden duurt, kunnen beide partijen de overeenkomst beëindigen mits het sturen van een aangetekende brief met ontvangstbewijs.
Voor wat betreft de toepassing van hardship verklaart Thias Consultancy in ieder geval het risico van artikel 5.74, 4° BW niet te hebben genomen.
14. Slotbepalingen
Opdrachtgever kan de overeenkomst, noch een deel ervan overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Thias Consultancy. Thias Consultancy is ten alle tijde gerechtigd om deze overeenkomst, of de daaruit voortvloeiende rechten of verplichtingen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een met haar verbonden vennootschap zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden (of delen ervan) doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere van toepassing zijnde clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de opdrachtgever en Thias Consultancy, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.
Een partij kan niet geacht worden afstand te hebben gedaan van een recht of aanspraak uit deze overeenkomst of betreffende een wanprestatie van de andere partij, tenzij deze afstand uitdrukkelijk wordt gedaan en schriftelijk wordt meegedeeld.
Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen Thias Consultancy en de opdrachtgever.
Alle geschillen tussen Thias Consultancy en de opdrachtgever behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar Thias Consultancy haar maatschappelijke zetel heeft.
Website kan cookies gebruiken om de navigatie van de website te personaliseren en te vergemakkelijken voor de gebruiker van deze site. De gebruiker kan zijn / haar browser configureren om de kennisgeving en de installatie van de cookies die door ons zijn verzonden af te wijzen.
Bijlage B: Thias Consultancy Verwerkersvoorwaarden
Voorafgaandelijke uiteenzetting:
(a) Wanneer Thias Consultancy ‘Persoonsgegevens’ – zijnde alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de ‘betrokkene’) – dient te verwerken namens de opdrachtgever, zullen Thias Consultancy en de opdrachtgever de bepalingen van deze Bijlage, die voorrang heeft op de Thias Consultancy algemene voorwaarden in geval van conflicten tussen de bepalingen, naleven. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
(b) De partijen wensen hiermee een verwerkersovereenkomst af te sluiten in overeenstemming met de vereisten van de regelgeving aangaande de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘AVG’) en de Belgische wetten die deze verder implementeren en aanvullen. In het algemeen dienen begrippen gebruikt in deze verwerkersvoorwaarden begrepen te worden zoals bedoeld in voormelde wetgeving;
(c) De opdrachtgever is aldus een verwerkingsverantwoordelijke/verwerker van de Persoonsgegevens en Thias Consultancy een verwerker van de Persoonsgegevens.
Partijen komen het volgende overeen:
1. Toepassingsgebied
1.1 Thias Consultancy zal de in Annex A vermelde Persoonsgegevens verwerken in het kader van de uitvoering van haar activiteiten.
1.2 De opdrachtgever zal verantwoordelijk zijn voor de bepaling van het doel en de middelen van de verwerking van de Persoonsgegevens wanneer deze verwerkingsverantwoordelijke is. Het doel van de verwerking van de Persoonsgegevens is in de eerste plaats de diensten van de hoofdovereenkomst uitvoeren (het ‘Doel’), zoals nader beschreven in Annex A.
1.3 De Persoonsgegevens die Thias Consultancy namens de opdrachtgever zal verwerken, zullen de eigendom blijven van de opdrachtgever, derde partijen en/of de desbetreffende betrokkenen.
2. Algemene verplichtingen
2.1 Thias Consultancy verbindt er zich toe:
(i) de Persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de schriftelijke instructies van de opdrachtgever tenzij een op Thias Consultancy van toepassing zijnde wettelijke bepaling haar tot verwerking verplicht; in dat geval stelt Thias Consultancy opdrachtgever voorafgaandelijk aan de verwerking in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Thias Consultancy zal de opdrachtgever verwittigen wanneer zij van mening is dat een bepaalde instructie niet in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving;
(ii) de Persoonsgegevens enkel te verwerken namens de opdrachtgever, in het kader van het afgesproken Doel en geenszins voor andere doeleinden;
(iii) de Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met alle wettelijke bepalingen en regulering aangaande de bescherming van Persoonsgegevens, in ieder geval de AVG;
(iv) de Persoonsgegevens enkel over te dragen naar derde landen of een internationale organisatie wanneer zij in de gepaste maatregelen heeft voorzien en op voorwaarde dat voor de betrokkenen effectieve en afdwingbare rechten en effectieve mogelijkheden om administratief beroep of beroep in rechte in te stellen voorhanden zijn;
(v) het algemene vertrouwelijk karakter van de Persoonsgegevens te respecteren en de toegang tot de Persoonsgegevens te beperken tot haar medewerkers en business partners voor zover zij deze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden en zij tevens tot een geheimhoudingsverplichting gebonden zijn.
2.2 Ook de opdrachtgever verbindt er zich toe de Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met alle wettelijke voorschriften en regulering, in ieder geval de AVG.
3. Subverwerkers
3.1 Thias Consultancy is gerechtigd een beroep te doen op subverwerkers. Opdrachtgever kan bezwaar maken tegen de verwerking door de door Thias Consultancy gemelde subverwerkers. Thias Consultancy zal ervoor zorgen dat haar subverwerkers enkel Persoonsgegevens verwerken nadat zij een schriftelijke verwerkersovereenkomst heeft afgesloten met haar subverwerker, overeenkomstig de bepalingen van de verwerkersvoorwaarden.
3.2 Wanneer een subverwerker diens wettelijke verplichtingen niet nakomt, zal Thias Consultancy volledig aansprakelijk blijven voor haar subverwerker’s verplichtingen.
4. Bijstand en verzoeken van betrokkenen
4.1 Thias Consultancy zal, rekening houdende met de aard van de verwerking en de informatie die zij heeft, de opdrachtgever bijstaan in het naleven van de verplichtingen vermeld in de artikelen 32 tot 36 van de AVG, zijnde aangaande de beveiligingsmaatregelen, melding aan de autoriteiten, kennisgeving aan betrokkenen, voorbereiding van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaandelijke raadpleging bij autoriteiten enz.
4.2 Rekening houdende met de aard van de verwerking, zal Thias Consultancy de opdrachtgever bijstaan in het vervullen van diens wettelijke verplichtingen zoals deze vermeld in hoofdstuk III van de AVG, zijnde het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen die hun rechten wensen uit te oefenen, zoals maar niet beperkt het vragen van toegang tot hun Persoonsgegevens, rectificatie van Persoonsgegevens, wissing van Persoonsgegevens, beperking van de verwerking van Persoonsgegevens, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar aan te tekenen tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming, met inbegrip van profiling en dit binnen een gepaste termijn en op kosten van opdrachtgever.
5. Beveiliging
Thias Consultancy zal alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig (de ‘Maatregelen’). Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, zullen de passende Maatregelen genomen worden om een op het risico afgestemd beveiligingsrisico te waarborgen, tevens rekening houdende met de aard van de Persoonsgegevens en de risico’s die met de verwerking gepaard kunnen gaan.
6. Datalekken
6.1 Thias Consultancy zal de opdrachtgever binnen de 48u informeren over een beveiligingsincident of een datalek dat (mogelijks) ongeoorloofde toegang, verlies of ongeoorloofde verwerking van Persoonsgegevens teweeg heeft gebracht (het ‘Datalek’).
6.2 De melding aan de opdrachtgever zal in ieder geval het volgende bevatten: (i) de aard en de omvang van het Datalek (en de relevante Persoonsgegevens) en; (ii) de maatregelen die Thias Consultancy genomen heeft en de maatregelen die nog genomen moeten worden om het Datalek en de negatieve gevolgen van het Datalek te stoppen en om toekomstige Datalekken te voorkomen. Bovendien zal Thias Consultancy de opdrachtgever ook alle andere gepaste en relevante informatie omtrent het Datalek bezorgen.
6.3 In geval van een Datalek zal Thias Consultancy alle medewerking verlenen om de relevante informatie te bezorgen aan de autoriteit en de betrokkenen.
7. Audit
7.1 Thias Consultancy zal audits en inspecties door de opdrachtgever, inspecteurs van de opdrachtgever, autoriteiten, toelaten indien de opdrachtgever hierom zou verzoeken en voor zover dit relevant zou zijn om Thias Consultancy’s naleving van deze Bijlage en de toepasselijke wetgeving aangaande de bescherming van persoonsgegevens te controleren. De kosten van deze inspecteurs zal door de opdrachtgever gedragen worden. De opdrachtgever zal het verzoek minstens 7 werkdagen op voorhand aan Thias Consultancy kennisgeven.
7.2 Wanneer de opdrachtgever inspecties in de gebouwen van Thias Consultancy zou willen (laten) uitvoeren, zal Thias Consultancy alle nodige medewerking verlenen, inclusief de toegang tot de gebouwen verschaffen en de gevraagde documentatie en informatie overmaken en dit tijdens de gebruikelijke kantooruren van 9u tot 17u, maandag tot en met vrijdag.
8. Aansprakelijkheid
Thias Consultancy is slechts aansprakelijk voor de schade die door verwerking is veroorzaakt wanneer bij de verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de toepasselijke wetgeving aangaande de bescherming van Persoonsgegevens of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de opdrachtgever is gehandeld. Tenzij de wet of de toepasselijke rechtspraak dit niet zou toelaten of in geval van opzet of fraude, zal de aansprakelijkheid van Thias Consultancy in het kader van deze Bijlage steeds beperkt zijn tot bedrag.
Wanneer de subverwerker van Thias Consultancy zijn verplichtingen niet nakomt, blijft Thias Consultancy ten aanzien van opdrachtgever volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die andere verwerker, evenwel enkel binnen de aansprakelijkheidsbeperking van de voormelde paragraaf.
9. Beëindiging
Wanneer de hoofdovereenkomst wordt beëindigd, gelijk op welke grond of op gelijk welke wijze, zal Thias Consultancy onmiddellijk op eigen kosten en initiatief alle Persoonsgegevens van opdrachtgever verwijderen of terugbezorgen. Indien de opdrachtgever Thias Consultancy niet bericht binnen de maand na beëindiging, is Thias Consultancy gerechtigd om de Persoonsgegevens te verwijderen – tenzij zij deze dient te bewaren overeenkomstig de toepasselijke wetgeving of ter bescherming van haar belangen in geval van een geschil.
Annex A:
• Te verwerken Persoonsgegevens:
- Generieke gegevens: voornaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, werkgever/organisatie waaraan verbonden, functie
- Financiële gegevens: rekeningnummer, naam kaarthouder
- Gedragsgegevens:
- Gevoelige gegevens:
• Categorieën van betrokkenen:
• De gegevens worden niet langer bijgehouden dan noodzakelijk. Specifieke richtlijnen:
• Doel: Uitvoering van de activiteiten volgend uit de hoofdovereenkomst met name XX
• Verwerkingsactiviteiten: o.a. verzamelen, ordenen, vastleggen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verzenden, ter beschikking stellen, combineren, afschermen, wissen en meer bepaald:
- XX
• Technische en organisatorische maatregelen: Thias Consultancy zal de passende technische en organisatorische maatregelen nemen zoals:
- XXX
- Tools uitloggen bij niet gebruik
- Antivirus
- Wachtwoordbeheersysteem bij gebruik eigen tools
- Documenten met persoonsgegevens worden versnipperd